Rettungsdienst Portal

Eine zentrale Arbeitsplattform für alle Mitarbeiter

Das Rettungsdienst Portal ist die zentrale digitale Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter. Es vereint alle wichtigen Arbeitsprozesse an einem Ort:

So kommen Sie ins Portal

2.1 Einloggen

1. 1 Gehen Sie auf https://drkeb.medhouse.de/login.php
2. 2 Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein
3. 3 Klicken Sie auf Anmelden

2.2 Fahrzeugauswahl (nur beim ersten Login/ zur Arbeitszeiterfassung)

Nach dem ersten Login müssen Sie ein Fahrzeug und einen Diensttyp auswählen. Das Portal merkt sich diese Auswahl – bei späteren Logins entfällt dieser Schritt.

• Fahrzeug: Wählen Sie das Fahrzeug, das Sie heute nutzen (z. B. RTW EB 1, NEF, etc.)
• Diensttyp: 24h, Nacht, Tag (11h/12h), Büro (08‑16 Uhr), WB (Weiterbildung) oder „Heute frei“
• Wenn Sie „Heute frei“ anklicken, werden Ihnen auf dem Dashboard keine täglichen Aufgaben angezeigt

2.3 Erstmalige Passwortvergabe

Wenn Sie neu im Portal sind, erhalten Sie eine Willkommens‑E‑Mail mit einem Link. Klicken Sie auf den Link und vergeben Sie ein sicheres Passwort (mindestens 6 Zeichen, am besten mit Zahlen und Sonderzeichen).

Alles auf einen Blick

Das Dashboard ist in drei Bereiche aufgeteilt:

Oben: Dienststatus‑Widget

• Zeigt Ihren aktuellen Dienststatus an (eingestempelt, ausgestempelt, frei)
• Klappt sich nach 5 Sekunden automatisch ein – Sie können es durch Klick wieder öffnen

Linke Spalte (Sidebar)

• Begrüßung – mit Ihrem Namen und aktueller Uhrzeit (Live)
• Schnellstatistiken – ungelesene Nachrichten, Anzahl der Checklisten, offene Aufgaben
• Material unterwegs – Roter/grüner Button mit Zähler (rot = offen, grün = alles zurück)
• Dashboard‑Infos – Wichtige Mitteilungen des Administrators oder Funktionsträgers
• Schnellzugriff – Buttons für häufige Aktionen (Überstunde melden, Zeiterfassung, etc.)

Rechte Hauptfläche: Die Kacheln

• Jede Kachel ist ein schneller Einstieg in ein Modul (z. B. Nachrichten, Checklisten, Informationen)
• Sie können die Kacheln per Drag & Drop umsortieren (Greifer-Symbol )
• Rote Badges zeigen an, wie viele neue oder offene Einträge es gibt (z. B. ungelesene Nachrichten)
• Klicken Sie einfach auf eine Kachel – das entsprechende Modul öffnet sich
• Sie können auch über das Menü „Module“ (oben links) alle Bereiche erreichen

Dokumentieren Sie Ihre tägliche Arbeitszeit

Das System beendet Dienste automatisch bei Überschreitung der maximalen ausgewählten Arbeitszeit (Auto‑Logout). Der Arbeitszeitlogin geschieht zu Dienstbeginn beim Login ins Portal, ein manuelles/separates Einstempeln ist nicht erforderlich, aber möglich (Einstempeln/Ausstempeln)!

4.1 Dienst beginnen

1. 1 Öffnen Sie die Kachel Zeiterfassung oder gehen Sie im Menü auf Zeiterfassung
2. 2 Wählen Sie den Diensttyp (24h, Nacht, Tag, Büro, WB) und das Fahrzeug aus (bei Büro/WB entfällt das Fahrzeug)
3. 3 Klicken Sie auf DIENST BEGINNEN
4. 4 Die aktuelle Uhrzeit mit Datum wird als Startzeit gespeichert

4.2 Dienst beenden

1. 1 Auf der Zeiterfassungsseite sehen Sie Ihren laufenden Dienst (Beginnzeit, Typ, Fahrzeug)
2. 2 Geben Sie eine Anmerkung bei Bedarf ein – Überstunden werden separat gemeldet!
3. 3 Bestätigen Sie erneut die Rechtmäßigkeit
4. 4 Klicken Sie auf DIENST BEENDEN. Die Arbeitszeit wird berechnet und gespeichert

4.4 Meine Zeiten als PDF exportieren

Auf der Zeiterfassungsseite finden Sie den Button 📄 Meine Zeiten als PDF exportieren. Klicken Sie darauf – eine druckfreundliche Ansicht mit Wochen‑/Monatsübersicht und Gesamtstunden wird geöffnet. Sie können diese Seite als PDF speichern oder ausdrucken.

Mehrarbeit digital nachmelden und genehmigen lassen

Haben Sie an einem Tag länger gearbeitet als geplant? Dann melden Sie die Überstunde einfach im Portal nach. Der LRD prüft und genehmigt die Meldung. Die genehmigte Überstunde wird automatisch in Ihre Arbeitszeiterfassung übernommen.

5.1 Antrag stellen (für alle Benutzer)

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Üstd‑Nachmeldung oder gehen Sie im Menü auf Üstd‑Nachmeldung
2. 2 Wählen Sie das Datum der Überstunde
3. 3 Geben Sie die Dauer in Minuten ein (z. B. 30 = halbe Stunde, 90 = 1,5 Stunden)
4. 4 Einsatznummer (ENR) – Pflichtfeld für die Nachvollziehbarkeit
5. 5 Optional: Endzeit (z. B. 18:30) und einen Grund
6. 6 Klicken Sie auf Absenden. Der Antrag erhält den Status in Prüfung – der LRD erhält eine E-Mail

5.2 Genehmigung durch LRD

LRD sieht alle eingereichten Überstunden unter Üstd‑Übersicht im Menü (Verwaltung). Dort können sie:

• Den Status auf genehmigt oder abgelehnt ändern
• Einen Kommentar hinzufügen

Nach der Genehmigung passiert automatisch:

• Wenn Sie aktuell noch eingestempelt sind: Die Endzeit Ihres laufenden Dienstes wird um die Dauer der Überstunde verlängert. Ein Revisionsvermerk wird hinzugefügt.
• Wenn Sie nicht mehr eingestempelt sind: Es wird ein separater Überstunden‑Eintrag in der Zeiterfassung mit dem Diensttyp ÜST erstellt.

Digitale Urlaubsanträge (September bis Oktober)

Das Portal berechnet automatisch die Arbeitstage (Mo‑Fr ohne Feiertage) und zeigt die Auslastung im Kalender farbig an.

6.1 Antrag stellen

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Urlaubsplanung
2. 2 Wählen Sie oben das Jahr aus, für das Sie Urlaub beantragen möchten
3. 3 Klicken Sie auf Urlaub beantragen (Buttons links oben)
4. 4 Geben Sie Von‑Datum und Bis‑Datum ein
5. 5 Wählen Sie Ihre Qualifikation (NFS+PAL, NFS, RettAss, RS) – diese wird automatisch aus Ihren letzten Anträgen übernommen
6. 6 Optional: Bemerkung, z. B. „Bitte im August genehmigen“
7. 7 Optional: Alternativzeitraum – falls der gewünschte Zeitraum nicht genehmigt werden kann, schlagen Sie einen zweiten vor
8. 8 Klicken Sie auf Absenden. Sie erhalten eine Bestätigungs‑E‑Mail. Der Antrag hat jetzt den Status in Prüfung

6.2 Meine Anträge einsehen

Auf der Hauptseite der Urlaubsplanung sehen Sie unterhalb des Kalenders eine Tabelle mit all Ihren Anträgen. Dort steht auch der aktuelle Status (in Prüfung, genehmigt, abgelehnt – Regelung beachten – GeoCon).

6.3 Verwaltung durch LRD

LRD sieht alle Anträge der Mitarbeiter. Sie können:

• Den Status direkt in der Tabelle ändern (Dropdown und Speichern)
• Anträge im Detail bearbeiten (Datum, Qualifikation, Bemerkung)
• Anträge löschen
• per CSV exportieren und bei der Personalverwaltung importieren

Auslastung im Kalender: Jeder Tag ist farblich markiert:

• Grün – noch wenige Urlauber (unter dem Limit)
• Gelb – genau am Limit
• Rot – zu viele Urlauber (Überbuchung)

Tägliche Kontrollen digital dokumentieren

Checklisten werden für tägliche Kontrollen (Fahrzeug, Material, etc.) genutzt. Sie können entweder ausgefüllt oder – wenn Sie die Berechtigung haben – neue Checklisten erstellt werden.

7.1 Checkliste ausfüllen

1. 1 Gehen Sie zur Kachel Checklisten. Sie sehen eine Liste aller für Sie sichtbaren Checklisten
2. 2 Klicken Sie auf Ausfüllen (grüner Button) neben der gewünschten Checkliste
3. 3 Beantworten Sie die Fragen. Je nach Feldtyp:
   • Textfeld – geben Sie Text ein
   • Checkbox – ankreuzen für „erledigt“
   • Radio / Dropdown – wählen Sie eine Option
   • Datei-Upload – laden Sie z. B. ein Foto hoch (max. 10 MB)
   • Unterschrift – zeichnen Sie mit Maus oder Finger auf dem Canvas
4. 4 Pflichtfelder sind mit einem roten Stern * gekennzeichnet
5. 5 Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf Abschließen & Speichern. Die Antworten werden gespeichert

7.2 Checkliste erstellen (nur LRD/FT)

1. 1 Klicken Sie auf Neue Checkliste
2. 2 Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein
3. 3 Fügen Sie Elemente hinzu (Bezeichnung der Frage, Feldtyp wie Text, Checkbox, Radio, Datum, etc.). Für Radio/Dropdown müssen Sie die Optionen (eine pro Zeile) angeben
4. 4 Die Reihenfolge der Elemente beim Erstellen ist die spätere Reihenfolge. Sie können sie später in der Bearbeitung per Drag & Drop sortieren
5. 5 Speichern Sie die Checkliste. Sie ist sofort für die berechtigten Benutzer sichtbar (je nach Sichtbarkeitseinstellung)

7.3 Checkliste bearbeiten / löschen

In der Übersicht können Sie (wenn Sie Admin/FT oder Ersteller sind) eine Checkliste bearbeiten, duplizieren oder löschen. Unter Bearbeiten können Sie auch die Reihenfolge der Fragen per Drag & Drop ändern.

7.4 Auswertung (nur LRD/FT)

Über Alle Ausfüllungen im Menü sehen Sie alle ausgefüllten Checklisten, können filtern und als PDF‑Archiv exportieren.

Interne Kommunikation mit Anhängen

Mit den internen Nachrichten können Sie mit anderen Mitarbeitern kommunizieren. Sie erhalten eine E‑Mail (intern/ extern), wenn Ihnen jemand schreibt.

8.1 Neue Nachricht verfassen

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Nachrichten
2. 2 Klicken Sie auf Neue Nachricht
3. 3 Wählen Sie den Empfänger:
   • Einzelner Benutzer (Dropdown-Liste)
   • Alle Funktionsträger + Admins (nur für Funktionsträger/Admin)
   • Alle Benutzer (nur für Funktionsträger/Admin)
4. 4 Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein
5. 5 Optional können Sie eine Datei anhängen (max. 10 MB, erlaubt: Bilder, PDF, Office, ZIP, TXT)
6. 6 Klicken Sie auf Senden. Der Empfänger sieht die Nachricht im Posteingang und erhält eine E‑Mail

8.2 Posteingang / Gesendet

• Im Tab Posteingang sehen Sie Nachrichten, die Sie erhalten haben. Ungelesene sind gelb hinterlegt und fett
• Klicken Sie auf eine Nachricht – sie wird als gelesen markiert
• Im Tab Gesendet sehen Sie alle von Ihnen versendeten Nachrichten

8.3 Nachrichten löschen

• Einzelne löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb‑Symbol neben der Nachricht
• Alle löschen: Klicken Sie auf den roten Button Alle löschen – es werden alle Nachrichten des aktuellen Tabs (Posteingang oder Gesendet) auf einmal entfernt. Eine Sicherheitsabfrage erscheint

Eigene Erinnerungen erstellen und verwalten

Sie können sich eigene Erinnerungen erstellen. Das Portal zeigt die Erinnerungen farblich nach Dringlichkeit an und benachrichtigt Sie bei Fälligkeit zusätzlich per E‑Mail.

9.1 Einmalige Erinnerung

1. 1 Öffnen Sie die Kachel Erinnerungen
2. 2 Klicken Sie auf Neue Erinnerung
3. 3 Geben Sie Titel, Beschreibung und Fälligkeitsdatum (Uhrzeit optional) ein
4. 4 Optional: Verknüpfen Sie einen Link (intern zu einem Modul oder extern zu einer Website)
5. 5 Wählen Sie, wer die Erinnerung sehen darf (nur Sie, alle, bestimmte Benutzer – letzteres nur für Admin/FT)
6. 6 Speichern

9.2 Erinnerungen verwalten

• Offen: Alle noch nicht erledigten Erinnerungen. Die Dringlichkeit ist farbig markiert:
  • Rot – überfällig
  • Gelb – morgen fällig
  • Blau – in 3–7 Tagen
  • Grau – später
• Klicken Sie auf Als erledigt bestätigen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Die Erinnerung wandert in den Tab Erledigt
• Wenn Sie für eine Aufgabe nicht zuständig sind, können Sie diese für eine bestimmte Anzahl Tage ausblenden (Button Nicht zuständig – dann erscheint ein Modal mit Grund und Zeitraum)

Unterweisungen und Co. digital unterschreiben

Sie können bestimmte PDF‑Dokumente (z. B. Unterweisungen, Dienstanweisungen, Informationen) direkt im Portal unterschreiben. Das signierte PDF wird gespeichert und Sie erhalten eine Bestätigungs‑E‑Mail.

10.1 Dokument unterschreiben

1. 1 Gehen Sie zur Kachel Dokument unterschreiben oder über das Menü
2. 2 Wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste (bereits signierte sind ausgegraut)
3. 3 Lesen Sie das Dokument durch (Button Dokument ansehen / durchlesen)
4. 4 Leisten Sie Ihre Unterschrift in das weiße Feld (mit Maus oder auf dem Touchscreen)
5. 5 Klicken Sie auf Dokument signieren & speichern
6. 6 Das signierte PDF wird automatisch heruntergeladen. Sie erhalten eine Bestätigungs‑E‑Mail!
7. 7 Das signierte PDF können Sie unter Module (oben links) – Meine Signaturen, einsehen und downloaden!

10.2 Verwaltung (nur LRD/FT)

Unter PDF‑Verwaltung können Sie:

• Neue PDF‑Vorlagen hochladen (Titel, Beschreibung, PDF‑Datei)
• Vorlagen bearbeiten oder löschen
• Alle signierten Dokumente einsehen und bei Bedarf löschen (einzeln oder alle auf einmal)
• PDF können einzelnen Nutzern zur Unterschrift zugewiesen werden

Einweisungen in medizinische Geräte dokumentieren

Hier werden Einweisungen in medizinische Geräte dokumentiert (gemäß MPG). Als Benutzer sehen Sie Ihre eigenen Einweisungen und können den Gerätepass und die Einzelunterweisungen herunterladen. LRD/FT können Einweisungen erstellen.

11.1 Eigene Einweisungen ansehen

1. 1 Öffnen Sie die Kachel Mein Gerätebuch
2. 2 Sie sehen eine Liste aller Geräte, in die Sie eingewiesen wurden (Datum, Gerätename, Einweiser, Unterschriften)
3. 3 Klicken Sie auf Gerätepass (oben rechts) drucken (PDF) – das PDF enthält eine Tabelle all Ihrer Einweisungen

11.2 Neue Einweisung anlegen (nur LRD/FT)

1. 1 Gehen Sie in die MPG‑Verwaltung (nur für LRD/FT sichtbar)
2. 2 Wählen Sie Neue MPG‑Einweisung
3. 3 Wählen Sie den Mitarbeiter, das Gerät und den Einweiser aus
4. 4 Setzen Sie das Datum der Einweisung
5. 5 Die Unterschriften (Eingewiesener und Einweiser) müssen geleistet werden
6. 6 Nach dem Speichern erhält der eingewiesene Mitarbeiter eine E‑Mail mit Bestätigung und kann diese im Anschluss unter Mein Gerätebuch einsehen.

Schulungsinhalte, Richtlinien und Nachschlagewerke

Hier können Schulungsinhalte, Richtlinien oder Nachschlagewerke bereitgestellt werden. Der Fortschritt (gelesene Seiten) wird gezählt.

12.1 Als Benutzer

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Informationsportal
2. 2 Sie sehen alle für Sie freigegebenen Module. Klicken Sie auf Öffnen
3. 3 Links werden die Kapitel und darunter die Seiten angezeigt. Klicken Sie auf eine Seite – der Inhalt erscheint rechts
4. 4 Unter dem Inhalt finden Sie ggf. Dateien zum Download und Links zu weiterführenden Quellen

12.2 Inhalte erstellen (nur LRD/FT)

• Klicken Sie im Wissensportal auf Neues Modul oder bearbeiten Sie ein bestehendes Modul
• Sie können Kapitel und darin Seiten anlegen
• Jede Seite kann Text, Bilder, Links und Dateianhänge enthalten
• Dateien werden im Modul hochgeladen (z. B. PDF, Bild)
• Die Reihenfolge von Kapiteln und Seiten können Sie über die Sortierungszahl steuern

Individuelle Listen für Telefonliste Mitarbeiter, Diensttauschlisten, Anfrage Dienstfrei, Entnahme/Unterbrechung der Kühlung

Mit Datensammlungen können Sie individuelle Listen/Anfragen erstellen/einreichen.

13.1 Als Benutzer

• Sie sehen alle für Sie freigegebenen Spalten
• Klicken Sie auf das gewünschte!
• Über Neuer Eintrag können Sie Daten eintragen (je nach Feldtyp Text, Datum, Auswahlliste, Unterschrift)
• Die Einträge werden in einer Tabelle angezeigt. Mit dem Auge‑Symbol können Sie alle Felder eines Eintrags einsehen
• Eigene Einträge können Sie bearbeiten oder löschen
• Bei Dienstfrei sieht nur der Ersteller sein eigenes – LRD sieht alle

13.2 Als LRD/FT

• sehen alle Eingabe-Module

Meinungsbilder und komplexe Befragungen

Mit Abstimmungen (einfache Ja/Nein-Fragen oder mehrere Optionen) und Umfragen (komplexe Fragebögen) können Sie Meinungen der Belegschaft einholen.

14.1 Teilnehmen

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Abstimmungen oder Umfragen
2. 2 Sie sehen eine Liste aller aktiven Abstimmungen/Umfragen. Klicken Sie auf Anzeigen/ Teilnehmen
3. 3 Bei Abstimmungen: Wählen Sie eine Option und klicken Sie auf Anzeigen. Das Ergebnis wird sofort angezeigt
4. 4 Bei Umfragen: Klicken Sie auf Teilnehmen und beantworten Sie die Fragen (Freitext, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Sterne, Skala usw.). Pflichtfragen sind gekennzeichnet. Nach dem Absenden können Sie nicht mehr teilnehmen

14.2 Erstellen (nur LRD/FT)

Über Neue Abstimmung oder Neue Umfrage legen Sie den Titel, Start‑/Enddatum (optional), Sichtbarkeit und die Antwortmöglichkeiten an. Bei Umfragen fügen Sie pro Frage einen Typ hinzu.

14.3 Bearbeiten/ Löschen (nur LRD/FT)

Über bearbeiten oder löschen können Sie die Module jeweils anpassen bzw. löschen, wenn Sie nicht mehr benötigt werden!

Digitale Inhalte teilen

Hier können Sie Bilder, Videos (YouTube) und andere Dateien ablegen und für Mitarbeiter sichtbar machen.

15.1 Medien ansehen

• Klicken Sie auf die Kachel Medien
• Die Medien werden als Kacheln angezeigt (Vorschaubild oder Symbol)
• Klicken Sie auf ein Medium – je nach Typ öffnet sich eine Lightbox (Bild), ein Video-Player oder ein Download‑Dialog

15.2 Medien hochladen (nur LRD/FT)

• Klicken Sie auf Datei hochladen, Video hinzufügen oder Link hinzufügen
• Geben Sie Titel, Beschreibung, Sichtbarkeit und die Datei / URL an
• Sie können die Sortierung und Sichtbarkeit nachträglich bearbeiten

Verfallsdaten von Medikamenten und Material im Blick

Erfassen Sie Artikel (Medikamente, Material) mit Verfallsdatum. Das Portal erinnert monatlich an ablaufende Artikel und zeigt farblich an, welche bald ablaufen.

16.1 Artikel erfassen

1. 1 Gehen Sie zu Verfallsmonitor
2. 2 Füllen Sie das linke Formular aus: Was verfällt, Gesamtbestand was da ist, betroffene Menge, welche verfällt, Verfallsdatum, Fahrzeug/Bereich, Lagerort
3. 3 Nach dem Speichern erscheint der Artikel in der rechten Tabelle. Abgelaufene Artikel werden automatisch gelöscht
4. 4 Sie können Ihre eigenen Artikel bearbeiten oder löschen (über die Buttons in der Tabelle)

16.2 Monatliche Erinnerung

Der Admin/ LRD kann unter Verfallsmonitor Einstellungen festlegen, an welchem Tag im Monat eine E‑Mail versendet wird (letzter Tag des Monats oder ein fester Tag). Die E‑Mail erhalten nur die Benutzer, die aktuell eingestempelt sind – und zwar nur für die Artikel des Fahrzeugs, in dem sie gerade Dienst haben. So wird jeder gezielt informiert.

16.3 Export / PDF

Klicken Sie auf Export / PDF – eine druckoptimierte Liste aller Artikel mit farblicher Kennzeichnung wird geöffnet, die Sie als PDF speichern können.

16.4 Filtern

Klicken Sie auf Filtern – und geben Sie das gewünschte Fahrzeug an. Jetzt sehen Sie nur das gewählte Fahrzeug / Zurücksetzen – Sie sehen alles wieder!

Geräte, Materialien und Bestände zentral verwalten

Dieses Modul dient der Erfassung und Verwaltung des gesamten Inventars der Außenstellen – von medizinischem Material über Büromaterial bis hin zu Fahrzeugausstattung (individuell eintragbar). Es bietet einen vollständigen Überblick über Standorte, Mengen und Zustände.

Hauptfunktionen

• Inventar-Übersicht: Tabelle mit allen erfassten Artikeln (Kategorie, Bezeichnung, Lagerort, Menge, Status)
• Neuen Artikel anlegen: Erfassen Sie Bezeichnung, Kategorie, Lagerort, Menge, Mindestbestand und optionale Notizen
• Bestand ändern: Erhöhen oder verringern Sie die Menge – mit automatischem Protokoll (wer, wann, wie viel)
• Statusverwaltung: Überbestand, Nachbestellen, bestellen
• Lagerorte Mockrehna und Krostitz: oben links können Sie Ihr Lager auswählen
• Mindestbestand-Warnung: Artikel mit Unterschreitung des Mindestbestands werden farblich hervorgehoben (gelb/rot)
• Such- und Filterfunktion: Schnelles Auffinden von Artikeln nach Name, Kategorie oder Lagerort
• Export: CSV-Import
• Historie: Jede Bestandsänderung wird protokolliert (Benutzer, Datum, alter/neuer Bestand)

Berechtigungen, wenn PIN bekannt

• LRD – volle Rechte: Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Bestandsänderungen
• FT – gleiche Rechte wie Admin (für den Bereich Inventar)
• Benutzer – Nur-Lese-Zugriff: Artikel einsehen, aber keine Änderungen

Bestellhistorie – oben rechts

• Bestellung mailen: Wache wählen und Bestellung mailen – es wird an die gewählte Wache versendet
• Filtern: nach Lager, Artikel, Datum

Einstellungen – oben rechts

• PIN: PIN ändern
• Verfallserinnerung: Einstellung der Tage vor Verfall
• E-Mail Empfänger: Alle E-Mail-Adressen/ Namen, die hier hinzugefügt sind, erhalten die Bestell-E-Mail. Optimal: Nur Lagerist – da die ASTV
• PDF-Export & Verfall-Check: Wird eine Mail mit der kompletten Lagerübersicht an die hinterlegte Mail geschickt

Alle Fahrzeuge, Wartungen und Schäden zentral verwalten

Hier verwalten Sie alle Fahrzeuge des Rettungsdienstes, deren Wartungsintervalle, Schäden mit Bildern und erhalten automatische Erinnerungen an TÜV, Inspektionen und offene Schäden.

18.1 Fahrzeugakte

• Öffnen Sie das Fahrzeugmanagement über die Kachel oder das Menü
• Im Tab Fahrzeugakte sehen Sie alle Fahrzeuge mit Kennzeichen, Typ, Modell, Kilometerstand und Sonstiges
• Fahrzeug anlegen: Klicken Sie auf + Neues Fahrzeug. Füllen Sie alle Felder aus (Pflichtfelder: Kennzeichen, Typ, Marke/Modell). Optional können Sie Fahrgestellnummer, Erstzulassung und Notizen eingeben
• Mit dem Stift‑Symbol bearbeiten Sie ein Fahrzeug, mit dem Papierkorb löschen (nur Admin/FT)
• Deaktivieren Sie ein Fahrzeug über das Häkchen Aktiv – es erscheint nicht mehr in Dropdowns, bleibt aber in der Historie

18.2 Termine & Wartungen

• Im Tab Termine & Wartung werden alle Fälligkeiten (TÜV, Inspektion, Ölwechsel, Reparatur) gespeichert
• Neuen Termin anlegen: Klicken Sie auf + Neuer Termin. Wählen Sie das Fahrzeug, den Typ, Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Kosten und Werkstatt (optional)
• Wenn die Maßnahme erledigt ist, tragen Sie das Erledigt am Datum ein – der Status ändert sich auf „Erledigt“

Farbige Statusampel:

• Grün „Offen“ – noch mehr als 30 Tage Zeit
• Gelb „Bald fällig“ – ≤30 Tage
• Rot „Überfällig“ – Fälligkeit überschritten

18.3 Schadensmanagement

• Im Tab Schäden dokumentieren Sie Unfälle, Vandalismus oder technische Defekte
• Neuen Schaden melden: Klicken Sie auf + Neuer Schaden. Geben Sie Datum, Beschreibung, Schadensart, Kostenschätzung und Status an. Sie können mehrere Bilder hochladen (max. 10 MB pro Datei)
• Nach dem Speichern erscheint der Schaden in der Liste. Sie können den Status über ein Dropdown jederzeit ändern (Gemeldet → In Bearbeitung → Repariert)
• Über das Kamera‑Symbol sehen Sie alle hochgeladenen Bilder in einem Modal

18.4 E‑Mail‑Erinnerungen & Einstellungen

• Im Tab Einstellungen können Sie Benutzer auswählen, die automatische Erinnerungen per E‑Mail erhalten sollen
• Fügen Sie einen Benutzer hinzu und wählen Sie aus, für welche Bereiche er benachrichtigt werden soll: TÜV/HU, Wartung, Schaden
• Das System prüft bei jedem Dashboard‑Aufruf, ob an diesem Tag bereits eine Erinnerung verschickt wurde. Wenn nicht, und wenn mindestens eine Frist <30 Tage entfernt ist, erhält der Benutzer eine E‑Mail mit allen anstehenden Terminen

Gemeinsam den Überblick über das Material behalten

Dieses Modul erlaubt allen Benutzern, den Standort von unterwegs befindlichem Material zu verfolgen. Jeder kann Einträge erstellen, und jeder kann sie als erledigt markieren.

19.1 Neue Aufgabe erfassen

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Material unterwegs im Dashboard
2. 2 Geben Sie im Formular eine Beschreibung ein (z. B. „Vakuummatratze im St. Georg“)
3. 3 Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Aufgabe erscheint sofort in der Liste aller offenen Aufgaben

19.2 Aufgaben verwalten

• Alle sehen alle Aufgaben – vollständige Transparenz
• Jeder kann als erledigt markieren – unabhängig vom Ersteller
• Löschen nur durch Ersteller oder Admin – Schutz vor ungewolltem Löschen
• Erledigte Aufgaben werden automatisch nach 1 Tag gelöscht – inklusive Countdown-Anzeige

19.3 Dashboard‑Button

• 🟥 Rot – es gibt offene Materialaufgaben (zeigt Anzahl an)
• 🟩 Grün – alle Materialien sind zurück (zeigt ✓)

Alle Auszubildenden, Krankenhaus‑Einsatzstunden und Urlaubsplan zentral verwalten

Die Kachel ist durch einen PIN geschützt, sodass nur autorisierte Praxisanleiter Zugriff haben.

20.1 PIN‑Schutz & Zugang

• Die Kachel Praxisanleitung ist im Dashboard sichtbar (nur für Admin & Funktionsträger)
• Beim ersten Aufruf wird ein PIN abgefragt
• Der PIN kann in den Einstellungen (Zahnrad‑Icon) geändert werden
• Nach erfolgreicher PIN‑Eingabe bleiben Sie für die aktuelle Session angemeldet

20.2 Auszubildende – Personalakte

• Übersicht: Tabelle mit Name, Vorname, Geburtsdatum, Eintritts‑/Austrittsdatum, Probezeitende, Lehrjahr, Ausbildungsberuf, Einsatzort, Adresse und Aktivstatus
• Neuen Azubi anlegen: Klick auf „+ Neuer Azubi“. Name, Vorname und Eintrittsdatum sind Pflicht
• Bearbeiten: Stift‑Icon öffnet ein Modal mit allen Daten
• Löschen: Papierkorb‑Icon (nur für LRD/FT)

20.3 Krankenhausstunden – Bereichsübersicht & Erfassung

• Azubi auswählen: Über ein Dropdown links wird der gewünschte Azubi gewählt
• Rückmeldungsstatus: Ein farbiger Punkt zeigt an, ob vom Krankenhaus bereits eine Rückmeldung vorliegt:
  • 🔴 Keine Rückmeldung
  • 🟡 Anschreiben versendet
  • 🟢 Positive Rückmeldung
• Bereichsübersicht: Feste Soll‑Stunden für Notaufnahme (120h), Pflegestation (80h), OP/Anästhesie (280h), Psychiatrie (80h), Gyn (40h) usw.
• Gesamtfortschritt: Ein Balken visualisiert den prozentualen Fortschritt
• Neue Stunde erfassen: Klick auf „+ Allgemein erfassen“ oder den Bereichs‑Button

20.4 Urlaubsplan

• Urlaubskonto: Anzeige des verbleibenden Urlaubsanspruchs (Standard 30 Tage)
• Anträge verwalten: Liste aller Urlaubsanträge mit Status (Genehmigt / Offen)
• „+ Urlaub beantragen“ öffnet ein Modal – Sie geben Start‑ & Enddatum, Tage, Art und eine Notiz ein

20.5 Einstellungen (Zahnrad‑Icon)

• PIN für die Kachel – beliebig änderbar
• Gesamt‑Soll Krankenhausstunden (Standard 600 h)
• Urlaubsanspruch pro Jahr (Standard 30 Tage)

Private Arbeitsdokumente sicher ablegen

Dieses Modul erlaubt jedem Benutzer, eigene Dokumente (PDF, Bilder, Word, Text) hochzuladen. Nur der Ersteller und der LRD können die Dateien sehen, herunterladen oder löschen. Bsp.: zentrale Sicherung von Transportverweigerungen

21.1 Dokument hochladen

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Persönliche Dokumente im Dashboard
2. 2 Geben Sie einen Titel und eine optionale Beschreibung ein
3. 3 Wählen Sie die Datei aus Ihrem Computer/ Tablet/ Smartphone aus (max. 10 MB, erlaubt: PDF, JPEG, PNG, GIF, Word, Text)
4. 4 Klicken Sie auf Hochladen

21.2 Dokumente ansehen / verwalten

• In der Tabelle sehen Sie alle Ihre hochgeladenen Dokumente mit Datum, Titel, Beschreibung und Dateiname
• Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Datei herunterzuladen oder im Browser zu öffnen
• Mit dem roten Löschen‑Button entfernen Sie das Dokument endgültig (nur für Sie selbst oder LRD möglich)

21.3 Ansicht für LRD

LRD sehen in der Tabelle zusätzlich die Spalte Benutzer und können alle Dokumente aller Benutzer einsehen und löschen.

PIN‑geschütztes Modul für die Verwaltung von Dienstkleidung

Verwalten Sie T-Shirts, Hosen, Pullover, Jacken, Einsatzjacken und Schuhe – mit Bestand, Ausgabe, Rückgabe und Inventur.

22.1 PIN‑Schutz & Zugang

• Die Kachel Dienstkleidung ist im Dashboard sichtbar (nur für Admin & Funktionsträger)
• Beim ersten Aufruf wird ein PIN abgefragt (Standard: individuell)
• Der PIN kann in den Einstellungen (Zahnrad‑Icon) geändert oder deaktiviert werden (leer lassen)

22.2 Bestand verwalten

• Die Tabelle zeigt alle Kategorien und Größen mit Neu, Gebraucht, Defekt, Gesamt sowie Mindest‑ und Maximalbestand
• Farbliche Kennzeichnung:
  • 🔴 Rot = Kritisch (Bestand = 0)
  • 🟡 Gelb = Unter Mindestbestand
  • 🟠 Orange = Über Maximalbestand
  • 🟢 Grün = Im Soll-Bereich
• Neue Bestandszeile: Über den Button Neue Bestandszeile können Sie weitere Kombinationen (Kategorie + Größe) hinzufügen
• Bestand bearbeiten: Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Mengen und Min/Max-Werte anzupassen
• Gesamtbestand: Der Button Gesamtbestand öffnet ein Modal mit Summe aller Artikel sowie einem Diagramm

22.3 Kleidung ausgeben (Abgabe)

• Wählen Sie den Artikel, den Mitarbeiter, die Anzahl und das Ausgabedatum
• Entscheiden Sie, ob es sich um Neu- oder Gebrauchtkleidung handelt
• Nach dem Ausgeben wird der Bestand automatisch reduziert
• In der rechten Tabelle sehen Sie alle ausgegebenen Artikel mit ihrem Beschriftungsstatus (Offen/Erledigt)

22.4 Kleidung zurücknehmen (Rückgabe)

• Wählen Sie den Artikel, den Mitarbeiter, die Anzahl und das Rückgabedatum
• Bei defekter Kleidung setzen Sie das Häkchen Defekt
• Nach der Rückgabe wird der Bestand (gebraucht oder defekt) automatisch erhöht

22.5 Defekte Kleidung verwalten & Transaktionsverlauf

• Im Tab Defekte Kleidung sehen Sie alle als defekt zurückgegebenen Artikel, die noch nicht entsorgt wurden
• Mit dem Button Entsorgen werden die defekten Artikel aus dem Bestand entfernt
• Der Tab Rückverfolgung zeigt alle Transaktionen (Ausgaben und Rückgaben) der letzten 200 Vorgänge

22.6 Export / Inventur

• CSV Export: Erstellt eine CSV-Datei für Tabellenkalkulation
• PDF Export: Erzeugt eine druckoptimierte Inventurliste mit Firmenlogo und farblicher Statusanzeige

Führerscheine digital selbst kontrollieren.

Dieses Modul ermöglicht allen Mitarbeitern die regelmäßige Einsicht in ihre Führerscheindaten. Sie können alle Daten eintragen, und die Kontrolle Systemseitig durchführen. LRD und Funktionsträger haben eine Übersicht über alle Führerscheine und machen Stichproben kontrollen!

23.1 Als Benutzer

1. 1 Klicken Sie auf die Kachel Führerscheinkontrolle im Dashboard oder über das Menü
2. 2 Fühlen Sie alle Felder aus (Name, Nummer, Klasse, Gültigkeitsdatum C1)
3. 3 Tragen Sie Ihre Führerscheindaten ein oder aktualisieren Sie sie:
   • Führerscheinklasse – C1,
   • Führerscheinnummer – die Nummer auf Ihrem Dokument
   • Gültig bis – das Ablaufdatum Ihres Führerscheins oder der Klasse C1 (was ehr Abläuft)
4. 4 Klicken Sie auf Speichern. Ihre Daten werden abgeglichen
5. 5 Rechts sehen Sie ob die Kontrolle erfolgreich war bzw fehlerhaft!

23.2 Als LRD/FT

• Übersicht aller Führerscheine: Sie sehen eine Tabelle mit allen Mitarbeitern, deren Führerscheinklasse, Gültigkeitsdatum und Status
• Statusanzeige:
  • 🟢 Grün – gültig (mehr als 90 Tage Restlaufzeit)
  • 🔴 Rot – abgelaufen

23.3 Benachrichtigungen

• Automatische E‑Mail-Erinnerung für jeden Benutzer aller 3Monate zur kontrolle
• Bestätigung der Führerscheinkontrolle wird protokolliert und in der Historie gespeichert

Individuelle Tabellen für die FT-spezifische Datenverwaltung

Dieses Modul bietet Funktionsträgern die Möglichkeit, eigene strukturierte Tabellen anzulegen und zu verwalten. Es dient der Erfassung und Auswertung von Daten, die für die Funktionsträger‑Tätigkeit relevant sind.

24.1 Was sind Tabellen FT?

Tabellen FT sind flexible Datenbanktabellen, die Sie als Funktionsträger nach Ihren Bedürfnissen gestalten können. Sie können:

• Eigene Felder definieren – Text, Zahlen, Datum, Auswahllisten, Ja/Nein, etc.
• Daten erfassen und pflegen – Einträge hinzufügen, bearbeiten, löschen
• Daten auswerten – filtern, sortieren, als PDF/CSV exportieren
• Berechtigungen vergeben – festlegen, PIN vergabe

24.2 Neue Tabelle anlegen

1. 1 Gehen Sie zu Tabellen FT im Menü (nur für FT/Admin sichtbar)
2. 2 Klicken Sie auf + Neue Tabelle
3. 3 Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein (z. B. „Einsatzstatistik Q2“)
4. 4 Fügen Sie Spalten/ Zeilen hinzu:
5. 5 Legen Sie die Sichtbarkeit fest:
   • Nur FT/Admin – nur für Funktionsträger und Admins sichtbar oder ALLE
6. 6 Klicken Sie auf Speichern. Die Tabelle ist nun einsatzbereit

24.3 Daten erfassen und bearbeiten

• 0: Textfeld oberhalb, für Informationen und Notizen
• 1: füllen Sie die Felder die Sie benötigen aus und wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf speichern

24.4 Export & Auswertung

• CSV-Export: Für die Weiterverarbeitung in Excel oder anderen Programmen

Zentrale Verwaltung aller Führerscheindaten

Dieses Modul (nur für LRD/FT) bietet eine vollständige Übersicht über alle Führerscheine der Mitarbeiter. Sie können Führerscheine eintragen, bearbeiten und den Status überwachen.

25.1 Übersicht aller Führerscheine

• Die Tabelle zeigt alle Mitarbeiter mit:
  • Name – Vor- und Nachname
  • Führerscheinklasse – C1
  • Führerscheinnummer – zur Identifikation
  • Gültig bis – Ablaufdatum
  • Status – farblich gekennzeichnet (grün = gültig, rot = abgelaufen)

25.2 Führerschein eintragen / bearbeiten

1. 1 Klicken Sie in der Übersicht auf den Bearbeiten‑Button (Stift) neben dem Mitarbeiter
2. 2 Tragen Sie die Führerscheindaten ein oder aktualisieren Sie sie
3. 3 Klicken Sie auf Speichern. Die Daten werden aktualisiert

25.3 Erinnerungen & Benachrichtigungen

• Automatische Erinnerungen: Das Portal sendet aller 3 Monate eine E‑Mail an den Mitarbeiter, zur Erinnerung zur Kontrolldurchführung

25.4 Berechtigungen

• LRD – volle Rechte: Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Erinnerungen versenden, Export
• FT – gleiche Rechte wie LRD (für den Bereich Fahrerverwaltung)
• Benutzer – Nur-Lese-Zugriff auf die eigene Karte (siehe Kapitel 23)

Alle Verwaltungsfunktionen im Überblick

Als LRD haben Sie Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen. Diese finden Sie im Menü unter Verwaltung oben links „Module“.

Häufige Probleme und Lösungen